È pratica comune usare l’e-mail come canale di comunicazione principale. Tuttavia, quando una situazione è più seria – come quando si fa domanda per una promozione, si scrive a un cliente o si cercano fondi per una nuova impresa – si dovrebbe scrivere una lettera commerciale formale.

Le linee guida per scrivere lettere commerciali professionali possono essere divise nelle seguenti categorie.

Carta intestata

Usa carta di qualità e assicurati che il nome della tua azienda sia ben visibile e che i tuoi dati di contatto siano chiari.

Formattazione

Usa un carattere facile da leggere e un layout semplice che non distragga dal contenuto della lettera. Giustifica il testo sul margine sinistro e usa linee vuote per separare i paragrafi.

Titolo

Inizia con la data scritta per esteso. Poi includi il nome del destinatario, il titolo, la società, l’indirizzo e infine la città, lo stato, il codice postale e, se rilevante, il paese.

Saluto

Inizia con “Caro”, seguito dall’onorificenza appropriata e dal cognome.

Testo del corpo

Iniziare con sentimenti positivi, scrivere le informazioni principali e finire con una nota positiva. Non essere troppo formale o usare un linguaggio complicato nel tentativo di trasmettere professionalità – è meglio essere succinti e diretti.

Chiusura

Termina con “Cordiali saluti”, sempre seguito da una virgola. Lascia lo spazio sotto per la tua firma.

Linee di firma

Scrivi il nome e il cognome di ogni persona che firmerà la lettera. Includi tante righe di firma quante sono necessarie.

Annotazioni

Se pertinente, includi due spazi di riga sotto l’elenco delle righe di firma per gli allegati, i post script e le copie di cortesia.

Iniziali di identificazione

Se pertinente, usa una riga per indicare quando qualcuno diverso dall’autore della lettera scrive e finalizza una lettera. Usa i due punti per separare le iniziali dell’autore principale in maiuscolo da quelle dell’assistente in minuscolo.

Correggere le bozze

Stampa sempre una copia della tua lettera e controlla se ci sono errori prima di spedirla. Controlla l’ortografia, la grammatica e un tono adeguato.

Indirizzare

Usa buste stampate che corrispondano alla tua carta intestata e assicurati di includere un indirizzo di ritorno leggibile.

Un esempio

Per tua comodità, facciamo un esempio.

Anna lavora in una società di telecomunicazioni. Ecco alcuni comportamenti che ha adottato.

Opzioni:

1) Si è astenuta dall’inviare e-mail a qualcuno seduto accanto a lei

2) Si è assicurata di inviare le battute via e-mail solo a persone all’interno della sua organizzazione

3) Ha lasciato un messaggio di posta elettronica non aperto finché non si è sentita pronta a gestirlo

4) Ha impostato una nota automatica fuori ufficio per quando è lontano dalla sua scrivania

5) Ha mantenuto le sue comunicazioni formali in ogni momento

Risposta

Opzione 1: è un’opzione corretta. È uno spreco di risorse e di tempo mandare un’e-mail a qualcuno che siede proprio accanto a te.

Opzione 2: è un’opzione corretta. L’azienda di Anna ha una politica di e-mail che permette le e-mail sociali tra colleghi.

Opzione 3: è un’opzione non corretta. E’ una cattiva etichetta essere in ritardo nell’aprire le e-mail, soprattutto perché le persone possono contare su di voi per rispondere in tempo utile.

Opzione 4: è un’opzione corretta. È un segno di professionalità assicurarsi che le persone che cercano di inviarti e-mail siano avvisate se sei lontano dalla tua scrivania.

Opzione 5: è un’opzione non corretta. La formalità non è un requisito funzionale dell’e-mailing in ufficio.

Conclusioni

L’e-mail è usata in modo diverso in un contesto aziendale rispetto alla corrispondenza casuale. Le regole di base di qualsiasi scrittura professionale si applicano alle e-mail, tra cui semplificare il vostro linguaggio e adattarlo al vostro pubblico, variare la costruzione delle frasi e la prosa, correggere le bozze e considerare la lunghezza e l’organizzazione.

Le linee guida specifiche per l’uso dell’e-mail in un ambiente di lavoro riguardano sia la funzione che la forma dei messaggi e-mail. Esempi di linee guida relative alla funzione sono l’astenersi dall’usare l’e-mail per evitare di parlare direttamente con i colleghi di lavoro e lasciare note automatiche fuori dall’ufficio. Alcuni esempi di linee guida relative alla forma sono l’uso di un indirizzo appropriato, evitare il linguaggio offensivo e i pettegolezzi, e includere una firma professionale.