La fatturazione elettronica è un nuovo strumento, introdotto ormai da alcuni anni, che consente a qualsiasi impresa o professionista di inviare le proprie fatture in formato digitale. Per poterlo fare è necessario utilizzare un software che ci garantisca la corretta compilazione delle fatture stesse, ma anche la gestione e l’invio in modo dimostrabile. Per farlo sono disponibili software di fatturazione elettronica che forniscono anche un Sistema di Interscambio per l’invio delle stesse, come ad esempio questo https://www.teamsystem.com/store/fatturazione-elettronica/agyo-fatturazione/. Stiamo quindi parlando sia di un servizio di gestione delle fatture, sia di un programma per i computer aziendali per la compilazione.
Creare una fattura elettronica
Per dare vita ad una fattura elettronica è necessario compilarla, nel formato previsto dalle vigenti leggi, ossia XML; un buon software permette anche di avere a disposizione alcuni campi che si auto compilano, ad esempio in occasione di documenti redatti con i dati di uno specifico cliente o fornitore. In seguito il documento dovrà essere munito di firma, sempre in formato digitale, che garantisce la reale autenticità del documento. Il file in formato XML viene quindi inviato al Sistema di Interscambio, che a consegna avvenuta sarà in grado di dichiararla al mittente. Alcune piattaforme di gestione di questo tipo di documenti permettono anche di verificare il pagamento, di contabilizzarlo direttamente all’interno del proprio software gestionale e di archiviare la fattura.
Perché utilizzare le fatture elettroniche
Fino alla fine di dicembre 2018 le fatture elettroniche risultano obbligatorie esclusivamente nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Già oggi quindi le aziende che hanno a che fare con tali realtà sono obbligate ad utilizzare questo tipo di documento, rinunciando alla versione cartacea. A partire dal 1° gennaio 2019 l’obbligo si estenderà anche alle altre fatture, quindi anche a quelle che devono essere inviate ad altre aziende non pubbliche o a privati. Stiamo quindi parlando della possibilità di cominciare già ora ad utilizzare degli strumenti che a fine anno saranno obbligatori per legge. Per altro usare la fatturazione elettronica permette di godere di una serie di vantaggi garantiti dall’Agenzia delle Entrate, come ad esempio la possibilità di ottenere la priorità in occasione di richieste di rimborsi IVA.
I vantaggi della fattura elettronica
Utilizzare le fatture elettroniche permette poi di godere di ampi vantaggi. L’uso di un software di compilazione infatti permette di limitare i tempi che riguardano la compilazione dei documenti; per altro si accorciano anche i tempi di invio e ricezione, visto che il tutto avviene per via telematica. Per l’azienda è anche molto più veloce e semplice effettuare delle ricerche o delle verifiche delle fatture emesse, ma anche controllare se alcune sono già state pagate o meno. Si rinuncia anche alla produzione di enormi quantità di documenti in formato cartaceo; per un’azienda medio grande si tratta di un risparmio non indifferente in carta da stampa, ma anche di spazio per l’archiviazione che, ricordiamo, deve essere effettuata per 10 anni. Ovviamente per l’Agenzia delle Entrate si tratta anche di un metodo rapido e veloce per effettuare controlli fiscali al fine di prevenire l’evasione fiscale.